議事録の書き方のコツを教えます。議事録を作成するためには会議内容を録音しておく必要があります。会議に出席してメモをすればわざわざ録音まで必要ないのではと思われるかもしれません。ところが、いざ会議が始まると発言内容のメモが追いつかないために大事な会議内容を聞き逃してしまう結果となってしまいます。このため議事録を作成するためには、大前提として会議内容を録音しておく必要があるのです。でも、長時間にわたる会議内容を文字起こししていくと膨大な作業量となってしまい、議事録のボリュームも増大してしまいます。そこで、どのようにしたら簡潔な議事録が作成できるかについてお教えします。この記事を読むことによって、これから議事録を作成する方が、あまり時間をかけることなく簡潔な議事録が出来上がるように、上手な議事録作成のコツがわかるようになります。ビジネスをはじめ様々な場面でご活用ください。
議事録のメモが追いつかない
会議内容をメモしているとメモが追いつかなくなってしまいます。そこでメモをする際のコツですが、キーワードだけをメモするように心がけましょう。しゃべり言葉をそのまま書くのはメモが追いつかないだけでなく的を得ていないメモ内容となってしまいます。そこで、会議内容については集中して聞き取るように心がけ、大切なキーワードだけをメモするようにするのです。そしてそのキーワードをつなぎ合わせて文章を作成する際には肉付けをしていきます。キーワードをメモをしながら会議内容を集中して聞いておけばあとで会議内容を思い出しながら議事録を作成することができます。もし録音機がなかったり、録音設定がうまくいかないなどのトラブルがあった際には、自分の記憶と牡蠣残ったキーワードを頼りにすればある程度の議事録は作成できるでしょう。
議事録のメモが追いつかないのは当然のことなのです。議事録内容をメモする際にはキーワードだけをメモするようにすることが上手な議事録作成のコツです。
録音機は iPhone がおススメです
今や録音機は数多くの種類の録音機があります。公の会議で録音機を見える場所に設置できる環境であれば良いのですが、もし録音機を設置することが難しい場合は iPhone にあるアプリ「ボイスメモ」を使うととても便利です。ボイスメモの録音ボタンをタップするだけで録音が可能です。後で聞き直しても意外と音声が良い状態で録音されています。また録音中は iPhone の画面は開いておかなくても録音状態にしておくことができますので、周囲からは録音していることが分からないのです。また録音機は1台だけでなく複数の録音機を使って録音しておきましょう。これは、録音の設定がうまくいかなかったりなど大事な会議内容が録音できなかった場合には致命傷となってしまうことを防ぐためです。
録音した内容を再生して聞き流してみます
何かしながら録音した内容を再生して聞き流してみましょう。ウォーキングやジョギング運動の習慣のある方は是非そういった時間帯に携帯用の再生機をイヤホンなどでつないで聞き流してみましょう。まず、議事録を作成する際に最も重要なことは、重要なポイントを整理することです。議事録で大切な重要なポイントは必ず記載する必要があります。このためどんなことを記載するのか録音した内容を聞き流しながら頭の中でなんとなくイメージしてみるのです。実はこの作業とても大事な議事録作成のポイントとなります。このイメージによって議事録を書くための全体のストーリーが出来上がるからです。録音した内容を再生して聞き流してみるとどんな事を書かなければならないのかなんとなくイメージができることと思います。
重要なポイントを箇条書きして書き出す
録音内容を聞き流してみると重要なポイントがイメージできたかと思います。この重要なポイントは必ず箇条書きにして書き出してみましょう。この重要なポイントを中心に議事録の内容を組み立てていくことになります。箇条書きした重要なポイントこそ議事録の最も大切な部分になります。
発言者の内容はできるだけまとめてしまいましょう
会議などを進めていくときには必ず言葉のキャッチボールが行われています。このため発言者は入れ替わり立ち代わり様々な人物が登場するのですが、会話形式に組み立て行くとまとまりのない議事録となってしまいます。このため発言するタイミングが前後しても構いませんので、一人の人が何回かに分けて話した内容を一つの文章にできるだけまとめてしまいます。例えると、5人の登場人物がいたとしましょう。5人はそれぞれ会話形式に言葉のキャッチボールを行なっているために、時系列で見ると延べたくさんの人たちが登場することになるのですが、極端にまとめれば、一人が言った話は一つの文章をつなげてまとめてしまうのです。このようにすれば、登場人物は5人いて一人ずつ自分の話をいっぺんにしたことにまとめることができるのです。議事録として出来上がった際、漫画本のように会話形式でまとめてあると分かりづらくなってしまうのです。もちろん話の展開によっては言葉のキャッチボールのように登場人物をあえて登場させた方が良い場合もありますので、この辺りは工夫して作成してみましょう。
何日かに分けて読み返してみること
作成した議事録は文章として残るために言葉の表現など注意しながら繰り返し読み込む必要があります。1日で全てを仕上げようと思うと良い議事録は出来上がりません。会議内容を思い出しながらどんな表現が適しているのか考えて何度か読み込んでみてください。読めば読むほど添削したくなると思います。そのような場合はその場で添削してください。この作業は最低二日間必要です。文章というのは不思議なもので、その時書いた表現でも翌日になってみるともっとよい表現が思い浮かんだりするのです。できるだけ良い議事録を作成するためにもできるだけ適切な表現が求められます。繰り返し読んで最後に「これなら大丈夫だ」と思えるレベルまで到達した時、初めて議事録案がある程度仕上がった段階まで来ています。
周囲の人に確認して見てください
議事録案が作成できたら議事録を提出する人や会議に出席した人などに議事録の内容を確認してもらいましょう。自分では気づかなかった点などを指摘して頂ける場合がありますので、何か修正等あればすぐに加筆等修正しましょう。
まとめ
議事録を作成するにはコツがあります。初心者の場合、議事録を作成するのに時間がかかってしまったり、肝心な内容を記載しなかったりなどする場合があると思います。初めは不慣れでも何度か議事録を作成していると議事録作成のコツがわかってくるようになりますので、良い議事録が作成できるように工夫してみてください。冒頭お伝えしましたとおり議事録を作成する場合、議事録のメモは追いつかないために録音機を使用して後でじっくりと議事録を作成するようにしましょう。